4 Pasos Para Un Mejor Flujo De Efectivo A Través De Las Comunicaciones De Cuentas Por Cobrar

La comunicación clara entre las empresas y los clientes garantiza un pago rápido de las facturas. Aprenda cuatro formas sencillas de administrar cuentas por cobrar para un flujo de efectivo óptimo.

¿Cuántas veces ha enviado una factura sin un plan de seguimiento antes de la fecha de vencimiento? Esto podría funcionar para sus clientes más confiables, pero ¿qué sucede cuando las facturas vencidas comienzan a acumularse de los clientes más riesgosos? Usted queda atrapado haciendo un montón de llamadas de cobro mientras su negocio se estanca en un estado de limbo financiero.

Mantener abiertas las cuentas por cobrar evita la frustración, el desperdicio de tiempo y la posible pérdida de clientes que se producen cuando las llamadas de cobro fallan. Las cuatro soluciones explicadas en este blog y un sistema de contabilidad basado en software agilizarán el proceso de cobranza de facturas y facilitarán la administración del flujo de efectivo.

1. Envíe Recordatorios de Facturas

Para evitar la llamada de cobro que nadie quiere hacer o recibir, configure un proceso para recordarle a los clientes sobre las facturas en diferentes momentos durante el ciclo de facturación. Las soluciones de software modernas automatizan este proceso, todo lo que tiene que hacer es crear una estrategia de recopilación y redactar los correos electrónicos necesarios. El software rastrea las facturas y envía los recordatorios apropiados en cada etapa del ciclo de facturación.

Hay varias ocasiones para enviar estos mensajes:

  • Antes de la fecha de vencimiento para alertar a los clientes de los próximos pagos
  • En la fecha de vencimiento como un servicio útil para asegurar el pago a tiempo
  • Después de la fecha de vencimiento para evitar la acumulación excesiva de cargos por pagos atrasados

 

No espere hasta que venza una factura. Envíe recordatorios a los clientes que deben dinero y estarán mucho más contentos de escuchar de su compañía. Clientes ocupados; Quien de otra forma no cumpliría con los plazos de pago, se mantendrá en buena posición para que no tenga que preocuparse por cómo manejar la incómoda conversación de las recolecciones.

Use su sistema de cuentas por cobrar para enviar correos electrónicos de "agradecimiento" a los clientes una vez recibido el pago. Los correos electrónicos de recibo de pago verifican el pago de la factura automáticamente y eliminan la necesidad de que los clientes llamen sobre el estado de la cuenta. Además, mostrar agradecimiento fomenta el pago a tiempo futuro facilitando el flujo de caja de su empresa

2. Envíe Facturas Durante la Llamada

¿Esto significa que nunca tendrá que hacer una llamada de recolección? Lamentablemente no. Las facturas se pierden, las circunstancias inesperadas retrasan el pago y los clientes simplemente olvidan sus fechas de vencimiento. Al realizar llamadas de cobro, tenga en cuenta que el objetivo no es forzar el pago de un cliente negligente. Está llamando para resolver un posible problema, posiblemente algo sobre lo que no tenía control. Evite malentendidos por:

  • Preguntar si se recibieron facturas y recordatorios
  • Obtener la información de contacto correcta para volver a enviar las facturas perdidas
  • Discutir obstáculos para solicitar el pago
  • Ofrecer un método de pago alternativo para facilitar la recolección oportuna

 

Mientras todavía está en el teléfono, envíe las facturas de reemplazo. El software de cuentas por cobrar permite que las facturas y estados de cuenta se envíen a pedido y lleguen a la bandeja de entrada del cliente de inmediato. Pídale al cliente que confirme que recibió el correo electrónico y verifique el método de pago acordado durante la llamada.

3. Recordatorio de Próximas Facturas

Otra forma de ayudar a los clientes a mantenerse al día es usar las llamadas de cobro como oportunidades para mencionar otras facturas que venzan pronto. Los clientes pueden optar por salirse de pagos futuros, junto con las facturas vencidas, para que no se pierdan las fechas de vencimiento futuras. Como una ventaja adicional, el procesamiento de un pago por varias facturas vencidas y próximas a vencerse reduce el tiempo y el costo de las cuentas procesadas por pagar. Es posible que le paguen temprano o no tenga que hacer una futura llamada.

Al configurar sus recordatorios automáticos de factura, enumere las próximas facturas y la factura con una fecha de vencimiento anticipada. Esta información les permite a sus clientes elaborar un calendario de pagos para mantenerlos al día y reducir las llamadas a cobros.

Al configurar recordatorios, recuerde que es una forma de buen servicio al cliente. En lugar de una demanda de pago, estos correos electrónicos periódicos sirven para mantener a los clientes al día para que pueda continuar brindando productos y servicios.

4. Monitoreo de valores atípicos

Un valor atípico es cualquier cambio en las cuentas por cobrar que interrumpa el flujo de efectivo de su empresa:

  • Facturas vencidas
  • Nuevos métodos de pago
  • Altos saldos de crédito
  • Ciclos de pago que no coinciden con las necesidades de ingresos

 

Identificar las causas subyacentes de los valores atípicos pueden ayudarlo a predecir cuándo los pagos pueden no sincronizarse con el historial de pagos anterior. Tendrá tiempo para ajustar proactivamente su estrategia de cobranza. Busque más información sobre cómo identificar y manejar valores atípicos en futuras publicaciones.

Una estrategia de comunicación exitosa es tan buena como los elementos que registra y rastrea. Una pista de auditoría, con entradas para facturas, pagos y seguimientos, es un salvavidas que viene de impuestos o si se mueve más allá de las colecciones internas.

La comunicación clara y abierta entre su empresa y sus clientes es la clave para gestionar con éxito los cobros y las cuentas por cobrar. Evite malentendidos incómodos al mantenerse en contacto durante todo el ciclo de facturación. Disfrutará de una mejor relación con las personas que compran de usted, lo que resulta en más ventas y crecimiento continuo.

Mantener estas relaciones positivas es más fácil con un software integral; como Collect-IT de Dynavistics. Collect-IT es una solución completa para manejar todos los aspectos de sus cuentas por cobrar y está equipada con un conjunto completo de herramientas personalizables:

  • Estrategias de colección universal con opciones personalizadas
  • Automatización de correo electrónico
  • Opción para adjuntar facturas o informes a correos electrónicos
  • Plantillas de recordatorio y carta de colección
  • Lista de tareas detallada y calendario
  • Pista de auditoría para el proceso de recolección
  • Integración ERP

 

Estas y otras características de Collect-IT pueden utilizarse como parte de una solución de software en el sitio o acceder a través de la nube. Pruebe Collect-IT para mejorar el proceso de cobranza y el flujo de caja de su empresa hoy.

¿Interesado en aprender más? Mire esto video de producto:

     

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