¿No sería genial si cada vez que envía una carta de cobranza, sus clientes respondieran y pagaran la factura de inmediato? Desafortunadamente, no siempre funciona de esa manera y es posible que tenga que hacer una llamada de cobranza.
Seamos realistas, hacer llamadas de cobro no es divertido. De hecho, algunas compañías dejan que sus cuentas vencidas se acumulen simplemente porque las llamadas de cobro de deudas son incómodas y embarazosas, lo que hace que sea realmente fácil aplazar o evitar por completo.
Pero si tiene un plan y sabe cómo prepararse para las llamadas de cobro, puede aliviar la ansiedad y ayudar a reducir las facturas vencidas.
Haciendo Llamadas de Cobranza: Establezca el tono correcto
Por supuesto, el objetivo y el propósito de una llamada es cobrar la deuda. Pero recuerde que este también es un cliente que puede brindarle un negocio continuo, por lo que no quiere arruinar la relación siendo grosero o demasiado agresivo.
Cuando hable con su cliente, sea cortés y profesional. Pueden enojarse o ser beligerantes. Pero si mantiene la calma durante toda la conversación, puede encontrar que la tensión puede aliviarse. Bríndeles la cortesía de escuchar su situación y cuando comprenda el problema, puede ofrecer una solución que funcione para ambas partes.
Tenga en cuenta que su cliente podría estar pasando por tiempos financieros difíciles. De hecho, también pueden deber dinero a otros acreedores. Y la realidad es que probablemente ahora puedan pagar a algunos acreedores, pero no a todos. Desea hacer todo lo posible para asegurarse de que le paguen primero. Mientras que otros coleccionistas pueden adoptar un enfoque más duro, su comportamiento tranquilo y respetuoso será de gran ayuda.
Es como mamá siempre dice: atraerás más abejas con miel que con vinagre.
Antes de Levantar el Teléfono
Por supuesto, las llamadas de cobro son difíciles, pero la preparación (que incluye tener un guión de llamadas) antes de levantar el teléfono puede aliviar la ansiedad. Aquí hay algunos consejos a tener en cuenta:
- Familiarícese con los detalles de la factura vencida y tenga una copia para consultar. Además, investigue el pedido del cliente, el historial de pagos y otras facturas abiertas.
- Haga una lista de posibles excusas y prepare sus refutaciones. Practique en voz alta, si eso ayuda. Por ejemplo, el cliente podría decir que nunca recibió la factura. Puede responder: "Puedo conseguirla ahora mismo. Anteriormente se envió por correo / correo electrónico a <dirección>. ¿Es eso correcto?
- Marque el teléfono con buena actitud. Está llamando para cobrar una deuda y ayudar a su cliente a mantenerse al día. Sea respetuoso de su situación.
Documentando su Llamada
Esté preparado para tomar notas cuando realice una llamada de cobranza para que pueda actualizar sus archivos. Si eventualmente pasa la cuenta a una agencia de cobranzas, cada contacto que se intente o se haga debe documentarse y, si es suficiente, proporcionarse como prueba ante el tribunal.
Cuando realice una llamada de cobranza, cree una nota con fecha y hora en la cuenta del cliente. Debe incluir detalles como con quién habló, su papel en la empresa, lo que discutió, los motivos y detalles que proporcionaron por falta de pago y cualquier acuerdo o promesa realizada durante la conversación.
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