Hacer llamadas de cobro no es divertido. De hecho, algunas compañías dejan que sus cuentas vencidas se acumulen simplemente porque las llamadas de cobro de deudas son raras e incómodas, lo que hace que sea realmente fácil aplazarlas o evitarlas por completo.
En un artículo anterior, le mostramos cómo escribir el segundo guión de llamada de cobro. Si aún no ha recibido el pago de su cliente, es hora de hacer una última llamada para solicitar una resolución antes de enviarlos a una agencia de cobranzas o emprender acciones legales. Siga leyendo para conocer nuestras ideas sobre el enfoque correcto y cómo escribir el guión de la tercera llamada de cobro.
Escribiendo el Tercer Guión de Llamada de Cobro
Si sigue la estrategia de cobro que hemos descrito en artículos anteriores, la tercera llamada de cobro (también conocida como llamada de demanda final) generalmente es necesaria cuando la factura tiene un vencimiento de aproximadamente 75 días.
Ha hecho todo lo posible para resolver esta factura vencida. Correos electrónicos, cartas, llamadas, todo de forma cortés y profesional, pero aún no ha recibido el pago. Antes de levantar el teléfono para realizar esta llamada final, deberá prepararse meticulosamente.
Con eso en mente, aquí hay un guión que puede ayudarlo a prepararse para una tercera llamada de colección:
Hola, [nombre del cliente]. Mi nombre es [su nombre] con [nombre de su compañía]. Estoy llamando de nuevo respecto a la [factura #__________] por [$ __________]. Esta cuenta ahora está significativamente atrasada. Espero que podamos resolver esta cuenta hoy porque, de lo contrario, debemos remitirlo a un tercero, lo que puede afectar negativamente su calificación crediticia. Trabajemos juntos para evitar eso.
Nota: Si se establece un plan de pago durante esta llamada, asegure un pago parcial antes de finalizar la llamada.
Notas de Llamada y Estrategia
Probablemente notará que este tercer y último guion de llamada es más corto que los otros. Esto se debe a que ya ha enviado varias cartas, llamado varias veces y ya escuchó todas las excusas. El objetivo principal de la tercera convocatoria es hacer una demanda final y comunicar claramente lo que piensa hacer a continuación.
Al igual que con todas las llamadas de cobro, prepárese para tomar notas que incluyen detalles como con quién habló, su papel en la empresa, lo que discutió, las razones y detalles que proporcionaron por falta de pago y cualquier acuerdo o promesa hecha durante la conversación. Si eventualmente pasa la cuenta a una agencia de cobranzas, cada contacto que se intente o se haga debe documentarse y, si es suficiente, proporcionarse como prueba ante el tribunal.
Si sigue la estrategia de cobros que le proporcionamos en artículos anteriores, realizará esta tercera llamada de cobranza (o "demanda final") aproximadamente 75 días después de la fecha de vencimiento.
De hecho, aquí hay una hoja de repaso para las mejores prácticas de momentos exactos de cobranza para usar como un ejemplo de un enfoque típico que su compañía podría usar:
💡 CONSEJO: Accounts Receivable and Collections software like Collect-IT helps document all customer communication, manage template collections letters and call scripts, and standardize the timing of your reminders to help take the stress out of collecting payment on past due invoices.
Excusas Comunes y Sus Soluciones
Dejando a un lado los errores honestos, debe ver a los clientes que no pagan como organizaciones dispuestas a usar su dinero para financiar sus negocios. Esta es una tendencia creciente entre empresas más grandes que usan proveedores más pequeños como fuente de flujo de efectivo para operaciones.
Los siguientes son los tres juegos más comunes que los clientes a veces juegan para evitar pagar sus facturas y cómo manejarlos:
1. Dicen que olvidaron
"Oh, eso se me olvidó" o "Olvidamos ingresar esa factura en nuestro sistema de cuentas por pagar".
Solución: Sea proactivo y consistente. Envíe avisos recordatorios de las próximas fechas de vencimiento antes de que venzan las facturas. Los avisos al menos 5 días antes y en las fechas de vencimiento marcarán la diferencia.
2. Afirman no poder pagar
"No puedo hacerlo" o "me rindo". Estos son términos que nunca quiere escuchar, ya que pueden indicar que un cliente se dirige a la bancarrota.
Solución: No deje que llegue tan lejos. Monitoree a sus clientes y busque señales de advertencia. Si su saldo crece de manera inusualmente grande o si de repente cambian a otro método de pago, su cliente puede estar en problemas. Ayúdelos a encontrar formas de cumplir sus compromisos.
3. Ellos Prueban Sus Límites
A veces, los clientes prueban sus límites para determinar lo que tolerará y, en algunos casos, simplemente se niegan a pagar o dicen: "No pueden hacer que paguemos".
Solución: Enfréntelo de frente y sea constante. Cree su estrategia de colecciones y cúmplala. Si su estrategia indica que se necesita una llamada cada vez que una factura está atrasada 15 días, haga esa llamada. Los clientes pueden pagar solo para evitar hablar con usted. Si un cliente dice que no pagará, puede significar que no está satisfecho. Determine el problema y corríjalo.
Finalmente, si no existe otra solución, elimine sus privilegios de compra. Si el cliente aún no cumple con sus compromisos, puede ser necesaria una acción legal.
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