En nuestro artículo anterior de esta serie, le mostramos Cómo escribir la primera carta de colección junto con una plantilla que puede usar. Si ahora está pensando en cómo escribir la segunda carta de cobro, es probable que la factura aún esté pendiente y su cliente no haya respondido a la primera carta de cobro o al correo electrónico de recordatorio de cortesía que envió antes del fecha de vencimiento. En este artículo, le mostraremos cómo mejorar las cosas y avanzar hacia el pago de esa factura vencida.
Tono de la segunda carta de cobro
Si sigue la estrategia que hemos descrito hasta ahora, ha enviado dos recordatorios antes de la fecha de vencimiento (además de enviar la factura original) junto con una carta de cobro después de la fecha de vencimiento. Hasta este punto, la comunicación ha sido algo ligera porque la factura aún no estaba vencida o apenas vencida y muchos clientes simplemente se ocupan y olvidan pagar.
Sin embargo, ahora que la factura tiene un retraso de 30 días, el tono de la segunda carta de cobro debería ser un poco más severo. La redacción se vuelve más directa y algo contundente, pero siempre debe seguir siendo profesional.
Segunda plantilla de carta de cobro - 30 días vencidos
Aquí hay una muestra de la segunda carta de cobro (también llamada carta de reclamación) que puede enviar a un cliente cuando la factura haya vencido 30 días:
Estimado <Nombre>
Valoramos su negocio pero nos preocupa el estado de su cuenta.
Según nuestros registros, la factura número <Num_Factura>, emitido el<Fecha de_Factura>por$ <Factura_Total>, ahora está vencida. Una copia de esa factura, que vencía el<Fecha_Vencimiento>, se incluye con esta comunicación.
Nos hemos comunicado con usted varias veces para resolver esto, pero no hemos visto el pago. Aceptamos pagos mediante cheque, tarjeta de crédito, ACH o transferencia bancaria.
Sinceramente,
<Firma>
Tenga en cuenta lo siguiente en la muestra de carta:
- Detalles incluyendo número de factura, fecha y monto
- Indique claramente que la factura está vencida
- Proporcione opciones de pago y los siguientes pasos deseados
💡 CONSEJO: toda la comunicación escrita (correo electrónico o cartas) enviada a través de las cuentas por cobrar y el proceso de cobranza debe incluir copias de la(s) factura(s) en cuestión.
También recomendamos unos días después de enviar la segunda carta de cobro, hacer un seguimiento con una llamada para confirmar el recibo, atender cualquier posible disputa o discrepancia que el cliente pueda tener con la factura e intentar asegurar un compromiso verbal de pago.
Momento Adecuado Para Cobros De Cuentas Por Pagar Y Mejores Prácticas
Las plantillas de cartas y correos electrónicos son un aspecto vital de una estrategia de cobranza automatizada y efectiva. Le permiten estandarizar su enfoque para que pueda probar y refinar diferentes variaciones de correos electrónicos y cartas para determinar qué versión es más efectiva.
Además, el uso del software Cuentas por Cobrar y Cobros como Collect-IT ayuda a administrar toda la comunicación con el cliente, así como a estandarizar el tiempo de sus recordatorios y cartas / llamadas de cobro. De hecho, aquí hay una hoja de repaso para las mejores prácticas del momento adecuado para hacer cobros para usar como ejemplo de un enfoque típico que una empresa podría usar:
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