En nuestro artículo anterior de esta serie, le mostramos Cómo Escribir la Segunda Carta de Cobro cuando una factura tiene un vencimiento de aproximadamente 30 días. Si ahora está pensando en cómo escribir la tercera carta de cobro, es probable que la factura esté atrasada en aproximadamente 60 días y que sus probabilidades de cobrar sean cada día mayores.
Es hora de enviar una carta o correo electrónico con una redacción más precisa y al grano. En este artículo, proporcionaremos una plantilla para mostrarle cómo se hace.
Tono de la segunda carta de cobro
Si sigue la estrategia que hemos descrito hasta ahora, ha enviado dos recordatorios antes de la fecha de vencimiento (además de enviar la factura original) junto con una primera carta de cobro y segunda carta de cobro después de la fecha de vencimiento. Ahora con la factura vencida hace aproximadamente 60 días, las cosas han ido más allá de un punto en el que alguien en contabilidad estaba de vacaciones o el cliente simplemente se olvidó de pagar.
Es hora de enviar una tercera carta de cobro, que es su última comunicación escrita formal antes de enviar una carta de demanda. Sea específico y directo al incluir las acciones que planea tomar si no se recibe el pago, como colocar al cliente en retención de crédito y / o involucrar a una agencia de cobranzas o un abogado.
Pero recuerde, tiene dos objetivos: cobrar la deuda y mantener a su cliente. Aunque se sienta frustrado o incluso un poco engañado, manténgase siempre profesional.
Plantilla de Tercera Carta de Cobro – 60 Días Vencida
Aquí hay una muestra de la tercera carta de cobro (también llamada carta de reclamación) que puede enviar a un cliente cuando la factura haya vencido 60 días:
Querido <Nombre>,
Nos hemos comunicado repetidamente con usted sobre el estado de su cuenta. Número de factura <Num_Factura> para $<Total_Factura>, con fecha <Fecha_Factura>, Ahora está significativamente atrasada.
Se requiere su atención inmediata a este asunto.
Valoramos su negocio, pero según la política de crédito de nuestra empresa, nos veremos obligados a ponerlo en espera de crédito si el pago no se realiza dentro de los 5 días posteriores a esta carta. Si no está dispuesto o no puede pagar el monto adeudado dentro de los próximos 30 días, nos veremos obligados a informar esta deuda y comenzar un proceso de cobro formal.
Comuníquese con <Cuentas por Cobrar_Nombre_Rep> inmediatamente para que su cuenta vuelva a estar en vigencia haciendo un pago hoy. Se puede contactar con ellos en <Telefono_Rep_Cuentas por Cobrar> o <Correo Electronico_Rep_Cuentas por Cobrar>.
Aceptamos cheques, tarjetas de crédito, ACH y transferencias bancarias y podemos aceptar su pago mediante múltiples métodos.
Las empresas a veces enfrentan desafíos inesperados. Si el pago completo hoy no es posible, trabajaremos con usted para formular un plan de pago satisfactorio.
Por favor preste a este asunto la atención que merece y contáctenos hoy.
Sinceramente,
<Firma>
Tenga en cuenta lo siguiente en la muestra de carta:
- Detalles que incluyen el número de factura, la fecha y el monto
- Mención de intentos anteriores de cobrar.
- Indique claramente que la factura está vencida
- Una advertencia y acciones específicas que planea tomar si el pago no se recibe dentro de un número específico de días
- Proporcionar opciones de pago y los siguientes pasos deseados.
Toda la comunicación escrita (correo electrónico o cartas) enviadas a lo largo de las cuentas por cobrar y el proceso de cobro debe incluir copias de la(s) factura(s) en cuestión.
💡 CONSEJO: Asegúrese de seguir y cumplir su palabra. Si su estrategia requiere que se coloque a un cliente en espera de crédito después de 60 días, hágalo. Si su carta indica que enviará un cliente a una agencia de cobros después de una fecha específica, envíelos a cobros. Si no realiza el seguimiento, es posible que su cliente no lo tome en serio.
Momento Adecuado Para Cobros de Cuentas por Cobrar Y Mejores Prácticas
Las plantillas de cartas y correos electrónicos son un aspecto vital de una estrategia de cobranza automatizada y efectiva. Le permiten estandarizar su enfoque para que pueda probar y refinar diferentes variaciones de correos electrónicos y cartas para determinar qué versión es más efectiva.
Además, utilizando el software Cuentas por cobrar y cobros como Collect-IT ayuda a administrar toda la comunicación con el cliente, así como a estandarizar el tiempo de sus recordatorios y cartas / llamadas de cobro. De hecho, aquí hay una hoja de repaso para las mejores prácticas de cronometraje de colecciones para usar como ejemplo de un enfoque típico que una empresa podría usar:
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