Es fácil pasar por alto la importancia del paso final en una venta - ¡la recolección de los fondos! Es por eso que es crítico desarrollar un proceso sólido para la gestión de cuentas por cobrar y una estrategia de cobros completa que no sólo asegure que se le pague a tiempo, sino que elimine las conjeturas y la ansiedad al cobrar su dinero.
Cada empresa quiere ser pagada a tiempo para sus bienes y servicios, pero muchas tienen dificultades para describir sus estrategias y políticas de cobro - mientras que otras empresas no tienen políticas declaradas en absoluto. De hecho, las encuestas muestran que sólo el 20% de los departamentos de crédito han formalizado las políticas, y sólo un pequeño porcentaje de ellos realmente pasan tiempo comunicándose con los clientes en relación con el pago.
¿Por qué es tan difícil?
En este artículo, vamos a echar un vistazo a 4 razones comunes que las empresas nos dicen que es difícil desarrollar una estrategia de recaudación y proporcionar algunos consejos para superar esos obstáculos.
1. Departamento de Cobro Aislado del Proceso de Ventas
En muchos casos, el departamento de crédito o cobros está aislado del proceso de ventas. Pero la mayor parte del tiempo, el departamento de ventas necesita que el dinero sea cobrado antes de que las órdenes se puedan enviar. En realidad, el cobro de dinero es el último paso en la venta y el departamento de cobro debe trabajar junto con el equipo de ventas durante todo el proceso. El trabajo en equipo continuo y la colaboración entre las ventas y el cobro es clave - al mismo tiempo, el valor del trabajo del cobro será mejor reconocido y apreciado.
Vea También: Apalancando al equipo de ventas en el proceso de cobro
2. Los estándares de la industria y puntos de referencia son desconocidos
Al desarrollar una estrategia de cobranzas, es importante medir el éxito en comparación con las métricas de la industria. Pero algunas compañías dicen que es difícil de encontrar, establecer y medir en comparación con los estándares y puntos de referencia de la industria. Organizaciones como la Asociación Nacional de Gestión de Crédito (NACM) proporciona educación sobre las mejores prácticas, así como los estándares y puntos de referencia de la industria. Aunque requiere una inversión de tiempo, llegar a tales organizaciones realmente ahorra tiempo en el largo plazo, mientras que proporciona la información que necesita para asegurar que sus objetivos de cobranzas estén en el blanco y sean realistas.
3. No les permita decir “Lo olvidé”
Es difícil establecer un buen sistema de gestión y cobranzas de Cuentas por Cobrar desde cero, realmente es como reinventar la rueda. Una vez más, acudir a asociaciones de crédito como NACM (mencionada anteriormente) puede ahorrarle tiempo, ofrecer oportunidades educativas y proporcionar información sobre las mejores prácticas. NACM establece pasos en el proceso de cobranza para 8 periodos de moda que van de 1 a 90 días de atraso. Las prácticas recomendadas de NACM recomendadas son un buen lugar para comenzar y luego modificar la estrategia de cobranza según las metas de su industria y empresa.
4. No todos los clientes son lo mismo
Algunas empresas se sienten como que cada cliente y situación es tan única, que es imposible definir una estrategia de colecciones de toda la empresa para abordar cada situación. Como ejemplo, un gerente de crédito de una empresa nacional me dijo que cada orden era única y antes de liberar la orden al cumplimiento, el gerente debe considerar:
- Cliente y empresa matriz
- Clasificación de clientes
- Tendencias recientes de pagos
- Qué productos están en el pedido
- Monto monetario del pedido
Este gerente prefiere revisar y mantener a mano cada orden de una cuenta vencida antes de tomar una decisión. A veces para obtener una decisión de liberación de la orden, el administrador de cuentas lleva la orden al vendedor de cuentas por cobrar, luego al gerente de cuentas por cobrar y luego al gerente de crédito.
Pero esta práctica complicada, caso por caso, aumenta los costos al retrasar el cumplimiento de los pedidos y consumir recursos que se utilizarían mejor para vender productos.
¿Cómo lidiar con este nivel de complejidad?
Al igual que clasifica a sus clientes para límites de crédito, ventas y niveles de servicio al cliente, usted debe clasificar a los clientes para políticas de cobranza. Por supuesto, desarrollaría una estrategia general de cobranzas a nivel de empresa, pero también desarrollaría una ligera variación de esa política para cada grupo de clasificación de clientes, ya que cada grupo respondería a los esfuerzos de recopilación de manera diferente.
Esto requiere un seguimiento e informar sobre cómo responde cada grupo de clasificación de clientes. También es necesario comprender y aplicar los estándares y puntos de referencia de la industria para cada grupo al establecer una política; no desea alejar a un cliente con acciones de cobranza que sean demasiado agresivas y más restrictivas de las que están acostumbrados con sus competidores.
Ver también: Cómo mantener el beneficio con los clientes de crédito de bajo rango
Fresco, Calmado, y COBRADO
Aunque no es fácil establecer e implementar estrategias de recolección, sin duda vale la pena. Los desafíos de las colecciones descritos anteriormente son perfectamente adecuados para la automatización utilizando software especializado de gestión de cuentas por cobrar como Collect-IT.
No sólo Collect-IT automatiza la gestión de Cuentas por Cobrar y agiliza el flujo de trabajo, sino que proporciona una ubicación central para toda la información necesaria para tomar decisiones de cobranzas inteligentes y obtener un pago más rápido. También aborda los desafíos discutidos en este artículo con características como:
Tablero de Control de Cobranzas de Cuestas por Cobrar– Cuentas por cobrar eficaces y la gestión de colecciones tiene que ver con la visibilidad y la analítica. El panel de control de Collect-IT ofrece todo lo necesario para detectar tendencias y ver exactamente lo que está sucediendo en todo el departamento de cuentas por cobrar, grupos de clientes o incluso cuentas específicas. Con la mayoría del software de contabilidad "fuera de la caja", obtener esa información es increíblemente difícil, si no imposible, y requiere una inversión significativa de tiempo que la mayoría de las empresas simplemente no tienen.
Integración NACM– Collect-IT le arma con los puntos de referencia de la industria, métricas y otros datos críticos que necesita para tomar decisiones de crédito. De hecho, con nuestra integración, puede ver Reportes de Crédito de Comercio NACM desde dentro de Collect-IT.
Gestor de Acción – Collect-IT Cuenta con un gestor de acción que ofrece visibilidad y asistencia de flujo de trabajo para gestionar todo, desde avisos y cartas de cobranza a listas de llamadas o remitir una cuenta a una agencia de cobranzas.
Estrategias de Cobranza Personalizadas – Cada empresa y cliente es único por lo que una estrategia de cobranza de un tamaño no se ajusta a todos. Con Collect-IT, puede configurar estrategias de cobranzas ilimitadas y personalizables, cada una de las cuales se puede asignar globalmente, a una gama de clientes o a un cliente individual.
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