En una publicación anterior, hemos discutido varias razones por las que es difícil desarrollar una efectiva estrategia de cobranza de Cuentas por Pagar y cómo superar algunos de los obstáculos más comunes. Pero el desarrollo de una estrategia de cobranza es sólo parte del proceso - en algún momento necesita poner esa estrategia en práctica. Así que echemos un vistazo a algunos de los desafíos en la implementación de estrategias de cobranza y formas de superar obstáculos comunes que seguramente aparezcan durante el proceso.
Los 3 Principales Obstáculos de Implementación
A menudo, una empresa deberá establecer una nueva política de cobranza, pero el gerente de cuenta tendrá un tiempo difícil implementando realmente la estrategia de trabajo debido a las siguientes razones: 3
1. Experiencia de Cobrador (Práctica)Ignorada
Los cobradores resisten el seguir nuevas estrategias de cobranza que no coincidan con su experiencia. La experiencia es igual a credibilidad callejera. El cobrador puede tener más experiencia que gerente estableciendo estrategias de cobranza, de modo que los cobradores consideran que conocen bien la historia de los esfuerzos de cobranza y entienden a los clientes mejor. En algunos casos, el cobrador ha tratado con los clientes durante años y conoce las tendencias de pago, a quién llamar y cuándo levantar una preocupación.
Solución: la mejor forma de superar este obstáculo es ganar la aprobación del cobrador al involucrarlos temprano, considerando su experiencia y solicitando su aportación en el establecimiento de las nuevas estrategias de cobranza. De esa manera, ellos tienen un gran interés en la aplicación de nuevas políticas que sean esencialmente el resultado de la estrategia que ayudaron a desarrollar.
2. Conocimiento No Documentado
Algunos cobradores tienen una riqueza de conocimientos indocumentados adquiridos durante años de comunicación directa con los clientes. Si ese conocimiento no se considera, documentado e incorporados durante la elaboración de la estrategia, se hace difícil para los cobradores a confiar en los datos y parámetros relacionados con el pago de las tendencias, benchmarking, y la estrategia general de cobranza. En resumen, los cobradores pueden continuar confiando en su propia intuición de confianza en lugar del nuevo sistema.
El conocimiento es poder, pero el conocimiento indocumentado que sólo existe en la cabeza de un cobrador sale por la puerta cuando la persona sale al final del día o abandona la empresa.
Solución: una manera de superar este problema es intercambiar ideas con los cobradores sobre sus cuentas y formas de tratar los diferentes tipos de clientes, categorías, e incluso las situaciones individuales. Durante este ejercicio, es importante documentar los procesos actuales, identificar las lagunas existentes contra las mejores prácticas de la industria de la cobranza, y acceder a todo este valioso conocimiento que cada cobrador puede ofrecer.
3. Cambiar Rutina Causa Miedo
Hablemos de la realidad, lo desconocido y no comprobado puede ser aterrador. Hay comodidad en hacer las cosas como siempre se han hecho incluso si ese método es claramente roto o ineficaz.
A veces, las empresas o los cobradores simplemente no confían en un sistema automatizado de gestión de las cobranzas para recomendar las actividades correctas, corrigiendo tareas de documentos que se han realizado, o anotando con precisión cuáles pagos se recibieron/o no se recibieron. En este caso, la gente va por todo el sistema y vuelven a rutinas con las que se han vuelto cómodos como son el uso de hojas de cálculo y blocs de notas.
Solución: la mejor forma de superar este problema a la hora de implementar un nuevo sistema de cobranzas es involucrar a los cobradores en el procesamiento de transacciones de prueba y validando los resultados antes de llevarlos en vivo.
Las Cobranzas de Cuentas por Cobrar son Un Esfuerzo de Equipo
Todos los responsables de cobranzas - ventas, contabilidad, administración, etc. - deben estar siguiendo la estrategia definida por la empresa y comunicando actividades y resultados. Involucrar a los cobradores en el establecimiento, aplicación y seguimiento de las estrategias de las cobranzas de la empresa es esencial para ganar su aprobación para el proceso. Sin aprobación, incluso la mejor estrategia o cobranzas con el más lujoso software será extremadamente difícil de aplicar y está condenada al fracaso.
¿Quiere unir a su departamento de cobranza como un equipo?
Entonces tome 3 minutos para ver este breve vídeo de demostración y vea cómo Collect-It puede mantener a su departamento de cuentas por cobrar "fresco, tranquilo y cobrado."
