Muchas lecciones valiosas para manejar cuentas por cobrar (Accounts / Receivable) pueden venir de lugares inusuales. De hecho, cualquier padre que ha tratado con un rebelde y desafiante niño de tres años ha notado que es el mismo comportamiento que los departamentos de colecciones tienen cuando se enfrentan a los pagos tardíos de los clientes.
¿No tiene niños? No se preocupe. Usted no tendrá que ir a una guardería o salir corriendo y tomar un curso en el desarrollo de la infancia primaria. En este artículo, me baso en mis experiencias con mi propio niño de 3 años (que ahora tiene 10 por cierto) para ayudarle a entender algunas lecciones importantes de las colecciones de cuentas por cobrar, A / R que he aprendido. Saber qué buscar y cómo responder a sus clientes de manera adecuada puede hacer toda la diferencia en su negocio.
Lección 1: Use Refuerzos Positivos
Al igual que usted elogia a un niño de 3 años de edad por hacer un buen trabajo, el refuerzo positivo también funciona para sus clientes. De la misma manera que usted puede disciplinar o incluso penalizar a sus clientes que pagan tarde, también es necesario elogiar y recompensar a los que pagan a tiempo o temprano. Esto podría incluir un correo electrónico agradeciéndoles por un pago hecho temprano, darle precios especiales en un producto o darle prioridad en pedidos de artículos limitados. Al final del día, no se trata solo de lo mucho que ordenen sus clientes, si no también cómo pagan.
Lección 2: Hágalo fácil
Cuando le das a los niños pequeños una tarea compleja que es difícil de realizar, es poco probable que el niño la realize. El principio KISS (Keep It Simple Stupid o Hazlo lo más facial posible) se aplica aquí - Hágalo fácil.
En los negocios, eso significa hacer todo lo posible para crear un formato en las facturas que reflejen las necesidades del cliente de manera simple. Asegúrese de incluir cualquier información adicional que necesiten en la factura y enviarla a la persona adecuada (o departamento apropiado) cada vez que las facturas sean enviadas. Una factura pre-codificada con el número de cuenta (GL) del cliente puede ayudar a que el pago se procese más rápido.
Lección 3: No les permita decir “Se me Olvidó"
Cuando se trata de guardar los juguetes o de limpiar sus propios desordenes, "se me olvidó" es algo que se oye con mucha frecuencia en niños. Cuando se trata de sus clientes, esta es una objeción fácil de superar. Trate de ser proactivo y enviar recordatorios de pago a los clientes antes de la factura. Esto debe ser una parte de sus procesos diarios.
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Mantener un seguimiento de las respuestas que recibe es importante porque también puede ayudarle a detectar tendencias o problemas recurrentes que se deben corregir. Por ejemplo, si cada vez que envía un recordatorio su cliente dice que se le olvidó hacer el pago o que la factura nunca se introdujo en sus cuentas por pagar, es posible que lo haya envíado a la persona equivocada o podría haber algún otro percance en el proceso que debe ser corregido.
Lección 4: Ofrezca su ayuda antes de que se den por vencidos
Con un niño de 3 años de edad, "no puedo hacerlo" por lo general significa "me doy por vencido". Cuando usted oye esto de un cliente, puede significar que el cliente esta corriendo riesgo de ir a bancarrota. En ese momento es poco lo que puede hacer para recuperar su dinero.
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El mejor método es evitar que las cosas lleguen a esa etapa. La clave es monitorear la capacidad de sus clientes para pagar sus facturas, manteniendo un ojo en las señales de advertencia. Cambios en su rutina, como un cambio repentino en los métodos de pago - pagando con una tarjeta de crédito después de años de pagar por cheque, por ejemplo - son cosas a las cuales debe prestar atención. Si ve a un cliente a la deriva en problemas, encuentre maneras de hacerle el camino más fácil para ayudarlos a cumplir con sus compromisos.
Lección 5: Trate con los desafíos de frente y con consistencia
A veces un niño de 3 años, o cliente, va a actuar de manera desafiante. Pondrán a prueba los límites para ver si se pueden salir con la suya, a veces actuarán francamente desafiantes. Escucharás cosas como "No lo haré", "No quiero hacerlo" o "No puedes hacer que lo haga".
La consistencia es la mejor manera de tratar con los clientes que pueden pagar, pero no lo harán a tiempo. Si estos clientes saben que cada vez que llegue el ciclo de pago van a recibir un recordatorio cinco días antes de la factura y que usted será el primero en llamarlo cuando el pago este tarde, trataran de evitar hablar con usted - incluso si significa pagar la cuenta antes de pagarle a otros acreedores.
A veces, cuando su cliente dice "no quiero pagar", hay un mensaje subyacente de que son infelices con los servicios que están recibiendo. Es importante tratar con el cliente de frente y descubrir lo que le molesta. El trabajar para resolver cualquier disputa ayudara mucho a que las facturas sean pagadas a tiempo si esta es la razón de los pagos tardíos.
Por último, cuando un niño de 3 años de edad dice 'no puedes hacer que lo haga', puede que tenga que quitar un privilegio como el tiempo de televisión o los dulces después de la cena. Cuando sus clientes actúan rebelde y no quieren pagar sus facturas, puede ser necesario tomar una acción inmediata y correctiva, como suspender su cuenta, cerrar servicios futuros y otros pasos disciplinarios. Si eso no los motiva a pagar sus facturas, una acción legal puede ser requerida.
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