Cuando se trata de administrar cuentas por cobrar, pedir dinero nunca es fácil. Por un lado, agradezca a sus clientes y no deje que sientan que lo único que le importa es cobrar su pago. Por otro lado, reconozca que los pagos atrasados tienen un impacto en las operaciones y el flujo de caja – especialmente si tiene una pequeña empresa.
Entonces, ¿cómo equilibra la ansiedad de pedir el pago de las facturas y mantener una relación con sus clientes que se trata de algo más que dinero? Se trata de comunicaciones y procesos estandarizados.
Comunicaciones de clientes a través de avisos y cartas
La comunicación consistente con sus clientes a menudo será la diferencia entre obtener una factura pagada de manera oportuna o que esa cantidad se venza... y en algunos casos, se convierta en una deuda incobrable.
Ya sea que elija llamar, enviar un correo electrónico o enviar una carta formal, comunicarse con sus clientes a intervalos regulares es extremadamente efectivo cuando está redactado y enviado en el momento adecuado.
Beneficios de Usar una Plantilla
Las cartas y las plantillas de correo electrónico estandarizadas son un aspecto vital de una estrategia de cobranza automatizada y efectiva. Con una simple acción, puede completar un correo electrónico con detalles específicos para un cliente y transacción en particular, ahorrando tiempo a su empresa y aumentando la productividad. Además, el uso de plantillas también le permite estandarizar su enfoque para que pueda probar y refinar diferentes variaciones de correos electrónicos y cartas para determinar qué versión es más efectiva.
Muestra de recordatorio por correo electrónico: 5-7 días antes de la fecha de vencimiento
Enviar correos electrónicos con recordatorios de facturas antes de la fecha de vencimiento es una buena práctica comercial y una buena cortesía para sus clientes. Ocasionalmente, las facturas se pierden en el correo o se eliminan accidentalmente de una bandeja de entrada de correo electrónico. Como esto es solo un recordatorio y la factura no está realmente vencida, es importante mantener el tono amigable, informativo y profesional.
Querido <Nombre>,
Esperamos que todos los artículos hayan sido recibidos y que esté satisfecho con su compra. Este es un recordatorio amistoso de que la fecha de vencimiento para el número de factura <Número de factura>, <Fecha de vencimiento>, está a la vuelta de la esquina. El monto pendiente de pago en esta factura es $<Total de_Factura>. Se incluye una copia de la factura con esta comunicación.
Si ya ha enviado el pago, le agradecemos mucho. De lo contrario, aceptamos el pago mediante cheque, ACH, transferencia bancaria o tarjeta de crédito.
Si hay problemas con la factura o con el servicio o producto que recibió, comuníquese con <AR_Nombre_Representante> en <AR_Representante_Email> o <AR_Tel_Representante>. Trabajarán con usted para resolver cualquier problema.
Gracias por ser un cliente valioso. Esperamos nuestra relación comercial continua.
Sinceramente,
<Firma>
Recordatorios por Correo Electrónico en Fechas de Vencimiento
Nuevamente, esto es más una cortesía y una oferta de servicio al cliente, no una carta vencida o de cobro, así que manténgala ligera y amigable, pero solo un poco más directa. Esta comunicación mantiene su factura en la mente del cliente y puede solicitar el pago, o al menos un acuse de recibo.
Apreciado(a) <Nombre>,
Le recordamos que el monto total de $ <Total_Factura> para el número de factura <Num_Factura> vence hoy, <Fecha_Vencimiento>. Se incluye una copia de la factura con esta comunicación.
Si ya ha enviado el pago, le agradecemos mucho. De lo contrario, aceptamos el pago mediante cheque, ACH, transferencia bancaria o tarjeta de crédito. Comuníquese con <AR_Nombre_Rep> en <AR_Rep_Email> o <AR_Rep_Teléfono> para proporcionarnos la información de pago para que podamos anotar correctamente su cuenta. Si algún problema impide este pago, contáctenos. Nos gustaría trabajar con usted para resolver cualquier problema.
Gracias por ser un cliente valioso. Agradecemos su tiempo y atención.
Sinceramente,
<Firma>
💡 CONSEJO: toda comunicación escrita enviada a través de las cuentas por cobrar y el proceso de cobranza - correos electrónicos y franqueo regular - debe incluir copias de la(s) factura(s) en cuestión.
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