Cómo Escribir La Primera Carta De Cobranza

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En nuestro artículo anterior en esta serie Cómo Escribir Correos Electrónicos de Recordatorios, nosotros hablamos de la importancia de comunicaciones del cliente y proporcionar recordatorios de cortesía antes de que se venza la factura. Estos recordatorios simples son suficientes para que la mayoría de los clientes paguen las facturas a tiempo. Pero cuando un pago de factura se atrasa, es hora de adoptar un enfoque diferente. Siga leyendo para ver una muestra de cómo escribir la primera carta de cobro (también llamada carta de reclamación)

Estableciendo el Tono Correcto

Si sigue la estrategia que hemos descrito hasta ahora, ha enviado dos recordatorios con la factura adjunta antes de la fecha de vencimiento (además de enviar la factura original).

Sin embargo, es importante tener en cuenta que en este momento la factura aún no ha vencido. Podría ser que el cliente simplemente olvidó pagar o alguien en su departamento de contabilidad estaba enfermo o de vacaciones. Cualquiera sea el caso, es importante que el tono de su carta o correo electrónico coincida con la situación en la que la factura haya vencido hace poco.

Si la factura permanece pendiente por otros 30, 60 o 90 días, el tono de las cartas de cobro posteriores cambiará y se volverá más severo. Pero por ahora, manténgalo algo ligero y centrado principalmente en recordarle al cliente que la factura se debe.

Primera Carta de Cobranza – Pasada la Notificación de Vencimiento

Aquí hay una muestra de la primera carta de cobro (también conocida como carta de reclamación) que puede enviar a un cliente tan pronto como la factura haya vencido:


Querido <Nombre>,

Solo un recordatorio de que la factura número <Factura_Num>, que se emitió el <Fecha_Factura> por $ <Factura_Total>, ahora está vencida. Se incluye una copia de esa factura con esta comunicación.

Si se ha expedido un pago, por favor contacte a <Cuentas por Pagar_Nombre_Rep> at < Cuentas por Pagar _Correo Electrónico_Rep> o < Cuentas por Pagar _Rep_Teléfono> para proporcionarnos la información de pago para que podamos anotar adecuadamente su cuenta. Si el pago aún no se ha realizado, aceptamos cheques, tarjetas de crédito, ACH y transferencias bancarias, y lo alentamos a que realice un pago hoy utilizando uno o más de esos métodos.

Como siempre, lo apreciamos como un cliente valioso y esperamos nuestra relación continua.

Sinceramente,

 <Firma>


Tenga en cuenta lo siguiente en la muestra de carta:

  • Detalles que incluyen el número de factura, la fecha y el monto
  • Indique claramente que la factura está vencida
  • Proporcione opciones de pago y los siguientes pasos deseados.

 

💡 CONSEJO: toda comunicación escrita (correo electrónico o cartas) enviada a través de las cuentas por cobrar y el proceso de cobro debe incluir copias de la(s) factura(s) en cuestión.

Momento Adecuado Para Cobros de Cuentas Por Pagar Y Mejores Prácticas

El uso de plantillas de cartas y correos electrónicos es un aspecto vital de una estrategia de cobranza automatizada y efectiva. Le permiten estandarizar su enfoque para que pueda probar y refinar diferentes variaciones de correos electrónicos y cartas para determinar qué versión es más efectiva.

Además, le recomendamos que estandarice el tiempo de sus recordatorios y cartas / llamadas de cobro. De hecho, aquí hay una hoja de repaso para las mejores prácticas del momento adecuado para hacer cobros para usar como ejemplo de un enfoque típico que una empresa podría usar:

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