Cómo Escribir El Segundo Guión De La Llamada De Cobro (45 Días Vencidos)

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No es exactamente una noticia de última hora... hacer llamadas de cobro no es divertido. De hecho, algunas compañías dejan que sus cuentas vencidas se acumulen simplemente porque las llamadas de cobro de deudas son incómodas e incómodas, lo que hace que sea realmente fácil aplazar o evitar por completo.

En un artículo previo, le mostramos cómo escribir el guión de la primera llamada de cobro. Si aún no ha recibido el pago de su cliente, puede ser hora de otra llamada. Siga leyendo para conocer sus ideas sobre el enfoque correcto y cómo escribir el segundo guión de llamada de cobro.

Escribiendo El Segundo Guión de Llamada de Cobro

Si sigue la estrategia de cobros que describimos en artículos anteriores, la segunda llamada de cobro generalmente es necesaria cuando la factura tiene un vencimiento de aproximadamente 45 días. Dado que ya ha enviado múltiples recordatorios y cartas / correos electrónicos, esto a menudo se conoce como una llamada de "promesa incumplida" basada en una promesa de pago anterior que no ha sucedido.

Con eso en mente, aquí hay un script que puede ayudarlo a prepararse para una segunda llamada de recobro:


Hola, [nombre del cliente]. Este es [su nombre] con [el nombre de su empresa]. Llamo con respecto a [factura #__________] por [$ __________]. La última vez que hablamos fue [fecha], cuando usted indicó que el pago se realizaría el [fecha]. Lamentablemente, no hemos recibido ese pago.

{ El cliente responde que el cheque está en el correo }

¡Excelente! ¿Podría decirme el número del cheque y la fecha en que se envió por correo?

{ El cliente declara que la fecha es mayor a 5 días anteriores }

Eso ya debería habernos alcanzado. Me pregunto si hay un problema de nuestra parte. ¿Puedo confirmar la dirección a la que la envió?

{Informe al cliente que investigará y volverá a llamar para emitir una suspensión de pago y volver a cortar el cheque si no se encuentra. Solicite una copia por fax del nuevo cheque}

O

{El cliente responde que no pudieron enviar el cheque}

Debemos resolver esto hoy. Aceptamos tarjetas de crédito, ACH y transferencias bancarias, y puedo dividir el pago entre diferentes métodos. Si hoy no es posible pagar el saldo completo, ¿le interesaría un plan de pago? Quiero ayudarlo a actualizar su cuenta y evitar futuras colecciones.


Excusas Comunes y Sus Soluciones

Dejando a un lado los errores honestos, debe ver a los clientes que no pagan como organizaciones dispuestas a usar su dinero para financiar sus negocios. Esta es una tendencia creciente entre empresas más grandes que usan proveedores más pequeños como fuente de flujo de efectivo para operaciones.

Los siguientes son los tres juegos más comunes que los clientes a veces juegan para evitar pagar sus facturas y cómo manejarlos:

1. Dicen que olvidaron

"Oh, eso se me olvidó" o "Olvidamos ingresar esa factura en nuestro sistema de cuentas por pagar".

Solución: Sea proactivo y consistente. Envíe avisos recordatorios de las próximas fechas de vencimiento antes de que venzan las facturas. Los avisos al menos 5 días antes y en las fechas de vencimiento marcarán la diferencia.

2. Afirman no poder pagar

"No puedo hacerlo" o "me rindo". Estos son términos que nunca quiere escuchar, ya que pueden indicar que un cliente se dirige a la bancarrota.

Solución: No deje que llegue tan lejos. Monitoree a sus clientes y busque señales de advertencia. Si su saldo crece de manera inusualmente grande o si de repente cambian a otro método de pago, su cliente puede estar en problemas. Ayúdelos a encontrar formas de cumplir sus compromisos.

3. Ellos Prueban Sus Límites

A veces, los clientes prueban sus límites para determinar lo que tolerará y, en algunos casos, simplemente se niegan a pagar o dicen: "No pueden hacer que paguemos".

Solución: Enfréntelo de frente y sea constante. Cree su estrategia de colecciones y cúmplala. Si su estrategia indica que se necesita una llamada cada vez que una factura está atrasada 15 días, haga esa llamada. Los clientes pueden pagar solo para evitar hablar con usted. Si un cliente dice que no pagará, puede significar que no está satisfecho. Determine el problema y corríjalo.

Finalmente, si no existe otra solución, elimine sus privilegios de compra. Si el cliente aún no cumple con sus compromisos, puede ser necesaria una acción legal.

Notas de Llamada y Estrategia

Dependiendo del rango del cliente (basado en la tenencia y el historial), es posible que desee modificar el guión de la llamada. Por ejemplo, es posible que no desee presionar para el pago el mismo día si la llamada es a un cliente A.

Al igual que con todas las llamadas de cobro, prepárese para tomar notas que incluyen detalles como con quién habló, su papel en la empresa, lo que discutió, las razones y detalles que proporcionaron por falta de pago y cualquier acuerdo o promesa hecha durante la conversación. Si eventualmente pasa la cuenta a una agencia de cobranzas, cada contacto que se intente o se haga debe documentarse y, si es suficiente, proporcionarse como prueba ante el tribunal.

Si sigue la estrategia de cobros que hemos proporcionado en artículos anteriores, realizará esta segunda llamada de cobranza (o llamada de "promesa incumplida") aproximadamente 45 días después de la fecha de vencimiento. De hecho, aquí hay una hoja de repaso para las mejores prácticas de cronometraje de colecciones para usar como un ejemplo de un enfoque típico que su compañía podría usar:

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CONSEJO: El software de cuentas por cobrar y cobros como Collect-IT ayuda a documentar toda la comunicación con el cliente, administra las cartas de cobro de plantillas y los scripts de llamadas, y estandariza el tiempo de sus recordatorios para ayudar a eliminar el estrés de cobrar el pago de las facturas vencidas.

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